Espace emploi

Assistant·e de direction et gestionnaire des relations avec les usagers

Domaine

Métier

Nature de l'emploi

Localisation

Description du poste

Missions

  • Assurer le secrétariat de la Directrice des RU et de la qualité (agenda, organisation de réunions, mise en forme de courriers etc.)
  • Gérer l’accueil des usagers (téléphonique, en présentiel)
  • Gérer et suivre les demandes d’interprètes (référent)
  • Saisir et mettre en forme les compte rendu de médiations médicales et rédiger les courriers simples de remerciements
  • Gérer les permanences des mutuelles et des banques
  • Assurer les commandes du service (bons APRODI)
  • Aide aux tâches diverses

Savoirs théoriques :

  • Connaissance maîtrisée de l’organisation d’un secrétariat

Savoir-faire opérationnels :

  • Savoir réagir en fonction du degré d’urgence des dossiers
  • Confidentialité
  • Rigueur
  • Savoir prioriser
  • Disponibilité

Savoir-faire relationnels :

  • Aptitude à la communication

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

  • Gestion du secrétariat (prise de rdv, préparation des dossiers, mise en forme, etc).
  • Accueil (contact direct avec les patients : renseignements sur les procédures, les droits, les formalités, etc.).
  • Gestion des demandes d’interprètes et suivi : Organisation et gestion des demandes en concertation avec les services de soins, formation à l’utilisation du formulaire ENNOV, suivi statistique, suivi des marchés en lien avec DSHA.
  • Rédaction des courriers de réponse aux remerciements et de transmission auprès des services
  • Aide à la rédaction des courriers de réclamations et recherche d’informations auprès du service concerné et rédactions des AR aux usagers :
  • Constitution du dossier dématérialisé et recherche d’identification du parcours du patient en identifiant les services concernés via le logiciel PASTEL
  • Remplissage de la base Excel afférente
  • Remplissage de la base de réclamation anonyme pour les membres de la CDU
  • Contribution à la préparation et à l’organisation de manifestations à destination des usagers ou associations (préparation logistique : Journée des associations)

Communication relations :

  • Les patients et leurs familles
  • Les services soignants et administratifs de l’hôpital
  • Les associations d’usagers intervenant à l’hôpital

Diplôme : Bac ou diplôme secrétariat

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