Description du poste

Le CHU de Besançon recrute dans le cadre d’un remplacement de 3 mois avec reconduction possible, pour son pôle pharmaceutique un·e adjoint·e administratif·ive / secrétaire comptable.

Les missions sont les suivantes :

• Assurer l’accueil, le secrétariat du service et du pôle avec les enregistrements des actions
• Effectuer les liquidations des factures fournisseurs et gérer les litiges de facturation, les réclamations, les achats pour compte, les titres de recettes et les facturations de chimiothérapie
• Effectuer la traçabilité des MDS et leurs indicateurs

Les contributions attendues

Fonctions d’accueil et secrétariat :

• Accueillir, prendre les rdv, assurer la permanence téléphonique, gérer les plannings des salles de réunion
• Rédiger et réceptionner les courriers, les compte-rendu de réunions, les archivages administratifs divers, les publications CIM, livret et Intranet, les conventions
• Saisir sur ICOPS les absences des personnels médicaux, contribuer à la gestion administrative de l’activité universitaire
• Gérer les impressions des cahiers de traçabilité des activités et les commandes de fournitures en lien avec la fonction

Fonctions liquidations et facturations :

• Liquider les factures fournisseurs du pôle, performer le paiement dans les délais attendus
• Gérer les litiges de facturation, effectuer les réclamations nécessaires et résoudre les dysfonctionnements en collaboration avec les gestionnaires des marchés-achats et la gestion des approvisionnements
• Effectuer les demandes d’achats pour compte, les titres de recettes et la facturation des chimiothérapies en lien avec la DFI et le BDE
• Assurer la clôture de l’exercice annuel

Fonctions de traçabilité des MDS :

• Assurer la traçabilité des MDS sur IMAGE-PHARMA, relancer les unités de soins
• Modifier les dotations et appliquer la procédure de retraits de lots
• Effectuer les bilans de traçabilité et les compte-rendu de staffs

Profil recherché

Savoir-faire (théoriques, environnement, procédures, opérationnel…):

• Appréhender l’environnement administratif, la comptabilité publique
• Connaître l’organisation et le fonctionnement des structures internes de l’établissement entre autres les services financiers, la trésorerie, le BDE, les services de soins

Savoir-être (aptitudes, relationnel):

• Savoir communiquer rendre compte, et transmettre aux destinataires appropriés
• Maitriser les relations interpersonnelles et fonctionnelles
• Savoir travailler en équipe
• Savoir prendre en compte des consignes précises et appliquer les procédures

Diplôme :

• Diplôme administratif avec option comptabilité souhaitée

Expérience et connaissances requises :

• Maîtrise de l’environnement Windows et la gestion des flux administratifs (courrier, téléphone, emails, classement, archivages) et les progiciels comptables de gestion économique et financière (GEF)