Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement longue durée, le CHU recrute un(e) adjoint administratif au sein de son Pôle Pharmacie.

Les missions sont les suivantes :

Achats et Approvisionnement des Dispositifs Médicaux

• Participation à la mise en place des échantillons de DMS lors des campagnes d’appels d’offre
• Emission de fiches d’essais
• Demandes de prix aux fournisseurs
• Analyse les demandes des utilisateurs et Ieur niveau d’urgence, ce, en lien avec le livret thérapeutique CAMSP et les décisions pharmaceutiques,
• Gestion et optimisation des Commandes aux fournisseurs
• Commandes préconisées de DMS Stock
• Commandes mensuelles de DMS Hors Stock
• Demande et renouvellement des « dépôts vente » (DMIS)
• Réservation et régularisation des prêts ponctuels
• Gestion de la traçabilité des DMIS
• Régulation des réceptions d’ancillaires (circuit DSHA)
• Gestion et suivi des dépannages inter-établissements

Suivi des commandes

• Enregistrement et gestion des litiges de réceptions
• Gestion des retours fournisseurs (prêts ponctuels, dépôts ventes, échange,… ) et relance des enlèvements de colis en attente
• Gestion des litiges d’inventaires des dépôts ventes / prêts ponctuels
• Relances aux fournisseurs des commandes en retard de livraison avec surveillance des délais d’approvisionnement, détection des ruptures et des titulaires défaillants

Mise à disposition des DMS

• UF du CHU, Sites distants de la PUI, Prêts inter établissements
• Accueil des demandeurs pendant les permanences Référencement des DM – Système d’information
• Création et paramétrage des DM dans les logiciels métiers (Cpagei, Approdi, AMI,…) avec codifications
• Mise à jour des prix en lien avec la cellule marchés
• Gestion des substitutions
• Mise à jour du livret DM
• Traçabilité des DMIS
• Création et révision des dotations des services utilisateurs en collaboration avec l’infirmière conseil
• Archivage et organisation documentaire
• Gestion des appels téléphoniques en qualité de prestataire
• Saisie de tableaux de bord d’activité

Gestion des risques

• Gestion des ruptures et des dépannages avec information aux services utilisateurs et en lien avec les décisions pharmaceutiques
• Contrôle et recensement des péremptions (tous circuits)
• Gestion des DMIS en dépôts vente : Mise en place, inventaires, renouvellements, échanges avant péremption
• Inventaires des DMS réguliers et ponctuels à la CAMSP et dans les services utilisateurs (stock déportés)
• Gestion de quarantaine
• Gestion de la mise à niveau régulière des Plans d’Urgence
• Gestion du Tableau des DMS « hors stock en stock »
• Gestion des retours Hors Stock en support de l’infirmière CAMSP

Profil requis

Bac + 2 souhaitée dans le domaine de la gestion