Missions : 

Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies. Contribuer à la mise en œuvre de la politique de l’établissement en matière d’organisation des secrétariats médicaux.

Contributions attendues :

Management :

• Encadrer l’ensemble des équipes des secrétariats médicaux du pôle
• Organiser et coordonner l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats
• Animer et accompagner les équipes dans l’organisation et la répartition des missions 
• Participer à l’élaboration d’outils et à la mise en place de méthodes de travail communs, notamment en formalisant les processus relatifs aux secrétariats médicaux

Gestion des ressources humaines :

• Participer aux recrutements en collaboration avec la coordinatrice des secrétariats
• Elaborer les plannings (gestions des absences, des remplacements) de l’ensemble des secrétariats du pôle
• Rédiger les fiches de poste
• Réaliser les entretiens d’évaluation et de formation
• Participer à la formation et réaliser l’évaluation des stagiaires en lien avec les tutrices de stages
• S’assurer de la bonne application de la réglementation

Communication :

• Assurer le relais des informations ascendantes et descendantes
• Evolution des métiers, adaptation et maîtrise des nouvelles technologies
• Harmoniser les outils et supports sur l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle en lien avec la coordinatrice des secrétariats
• Accompagner le déploiement des nouveaux outils numériques et informatiques
• (reconnaissance vocale, prise de RV en ligne, a. ) ou nouvelles méthodes de travail (mutualisation, télétravail… )
• Participer à l l aménagement des secrétariats (suivi de travaux, réaménagement, ergonomie. ) en lien avec les autres acteurs concernés (ergonome, SST…)

Evaluation de l’activité :

Evaluer les organisations et les activités des secrétariats médicaux, notamment la répartition adaptée des moyens, le circuit des informations et l’harmonisation des conditions de travail, en lien avec la coordinatrice des secrétariats médicaux

Formation/qualification : 

Expertise en secrétariat médical, techniques du secrétariat et utilisations des outils

Expérience : 

Pratique confirmée du métier de secrétaire médicale

Savoirs :

Savoir-faire :

• Maîtrise du vocabulaire médical et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et téléphoniques
• Analyser et optimiser les processus
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Accompagnement, conduite du changement
• Animations de réunions

Connaissances :

• Législation hospitalière (archivage des dossiers médicaux, droits des patients, identitovigilance… )
• Gestion des ressources humaines (droits et devoirs, connaissances statutaires) Management — gestion de projet
• Stratégie et organisation / conduite du changement

Qualités professionnelles :

• Loyauté, respect du secret professionnel
• Discrétion professionnelle, rigueur et efficacité
• Respect des règles institutionnelles, qualités d’écoute et de discernement
• Adaptabilité

Qualités relationnelles :

Animation, mobilisation et fédération d’équipes