Description du poste

Missions
L’adjoint administratif apporte son concours à l’équipe de coordination du bloc opératoire pour faciliter le suivi qualité, la formalisation et la communication des informations au sein du Centre de ressources des blocs opératoires (CRBO).
Il assiste le cadre supérieur pour la gestion administrative et le secrétariat.

Contributions attendues
– assister aux réunions de l’équipe du pôle investigations et innovations chirurgicales, assurer les comptes rendus, le suivi et la communication liée à cette activité, en collaboration avec l’assistante de gestion
– assurer le suivi de la gestion documentaire du bloc opératoire en lien avec la qualiticienne référente de la direction de la qualité et sous la responsabilité de l’équipe de coordination du bloc
– assurer l’enregistrement des déclarations d’évènements indésirables et leur suivi en lien avec la qualiticienne référente et sous la responsabilité de l’équipe de coordination du bloc
– créer les adresses mails des agents paramédicaux de chirurgie et mettre à jour les groupes de distribution, recenser et tenir à jour les adresses mails ou groupes de distribution des intervenants au bloc opératoire
– recenser les coordonnées téléphoniques des personnels paramédicaux de chirurgie dans le cadre du Plan blanc
– trier le courrier
– gérer la réservation de la salle de réunion du bloc opératoire, réserver les salles de réunion,
– assurer l’envoi aux archives des boîtes de classement des documents d’activité des cadres d’ilot conformément aux règles en vigueur
– constituer des dossiers types, en fonction des besoins, recueillir des données et en assurer le suivi
– gérer et centraliser les commandes d’équipement hôtelier

Profil recherché

Bac ou équivalent, formation au secrétariat.

Expérience en secrétariat médical souhaité.