Le CHU de Besançon recrute un·e secrétaire médicale pour son pôle investigation et innovations chirurgicales.

Le pôle investigation et innovations chirurgicales (PIIC) est situé sur le site Jean-Minjoz.
Il regroupe 8 spécialités chirurgicales adultes avec des secteurs d’activités d’hospitalisation conventionnelle, de soins intensifs et continus et de chirurgie ambulatoire.

Descriptif du poste

Pôle : Investigation et innovations chirurgicales
Service : Chirurgie orthopédique
Emploi : Secrétaire médical·e
Grade : Adjoint administratif
Horaires de travail : 7h36 / jour
Pause déjeuner de 45 minutes
Amplitude horaires : 8h00-17h00
Remplacements mutuels pendant les vacances

Missions

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des patients et usagers, la gestion des rendez-vous auprès des médecins. Vous contribuez au bon fonctionnement général du service.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique des patients et usagers
• Programmation et convocation des patients en consultation et en hospitalisation
• Gestion des agendas de consultations et bloc opératoire des médecins
• Retranscription, mise en forme et envoi des documents
• Mise en forme des dossiers
• Réception, tri et distribution du courrier
• Numérisation et/ou archivage des documents
• Actualisation et archivage des dossiers médicaux
• Mise en forme de documents divers pour le RSI
• Gestion de la salle de staff

Activités secondaires ou transversales

• Gestion administrative des internes et étudiants
• Gestion de la boîte mail du secrétariat, contentieux, gestion des commandes de fournitures de bureau

Positionnement et communication

Responsables hiérarchiques
N+1 : Secrétaire référente du pôle, N+2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux

• Travail en binôme avec le secrétariat de chirurgie polyvalente
• Relations avec les patients et leur entourage
• Principaux interlocuteurs au sein du CHU : secrétaires, cadres de santé et médecins, personnels paramédicaux et autres services du CHU
• Relations avec les professionnels extrahospitaliers : médecins traitants, médecins spécialistes, personnels de structures sanitaires et médico-sociales

Moyens mis à disposition

• Bureau mutualisé et outil informatique
• Logiciels Axigate, AMI, Zenidoc, Ariane, Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power-point
• Téléphone, fax, photocopieur, scanner
• Formation assurée par les secrétaires du service sous le contrôle de la secrétaire référente du pôle
• Bilan d’intégration  à un mois de la prise de poste avec la secrétaire référente du pôle

Profil

Diplôme : baccalauréat ou équivalent et formation au secrétariat médical

Savoirs

• Vocabulaire médical
• Connaissance des droits des patients
• Connaissance des règles de conception et d’archivage des dossiers médicaux
• Connaissance de l’anglais
• Connaissance des règles d’identitovigilance

Savoir-faire

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels utilisés au CHU
• Savoir communiquer et faire preuve de diplomatie

Savoir-être

• Capacité relationnelle : savoir accueillir les patients et les familles
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à prendre des initiatives