Le CHU de Besançon recrute un·e secrétaire médicale pour son pôle investigation et innovations chirurgicales.
Le pôle investigation et innovations chirurgicales (PIIC) est situé sur le site Jean-Minjoz.
Il regroupe 8 spécialités chirurgicales adultes avec des secteurs d’activités d’hospitalisation conventionnelle, de soins intensifs et continus et de chirurgie ambulatoire.
Descriptif du poste
Pôle : Investigation et innovations chirurgicales
Service : Chirurgie orthopédique
Emploi : Secrétaire médical·e
Grade : Adjoint administratif
Horaires de travail : 7h36 / jour
Pause déjeuner de 45 minutes
Amplitude horaires : 8h00-17h00
Remplacements mutuels pendant les vacances
Missions
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des patients et usagers, la gestion des rendez-vous auprès des médecins. Vous contribuez au bon fonctionnement général du service.
Activités principales
- Accueil physique et téléphonique des patients et usagers
- Programmation et convocation des patients en consultation et en hospitalisation
- Gestion des agendas de consultations et bloc opératoire des médecins
- Retranscription, mise en forme et envoi des documents
- Mise en forme des dossiers
- Réception, tri et distribution du courrier
- Numérisation et/ou archivage des documents
- Actualisation et archivage des dossiers médicaux
- Mise en forme de documents divers pour le RSI
- Gestion de la salle de staff
Activités secondaires ou transversales
- Gestion administrative des internes et étudiants
- Gestion de la boîte mail du secrétariat, contentieux, gestion des commandes de fournitures de bureau
Positionnement et communication
Responsables hiérarchiques
N+1 : Secrétaire référente du pôle, N+2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux
- Travail en binôme avec le secrétariat de chirurgie polyvalente
- Relations avec les patients et leur entourage
- Principaux interlocuteurs au sein du CHU : secrétaires, cadres de santé et médecins, personnels paramédicaux et autres services du CHU
- Relations avec les professionnels extrahospitaliers : médecins traitants, médecins spécialistes, personnels de structures sanitaires et médico-sociales
Moyens mis à disposition
- Bureau mutualisé et outil informatique
- Logiciels Axigate, AMI, Zenidoc, Ariane, Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power-point
- Téléphone, fax, photocopieur, scanner
- Formation assurée par les secrétaires du service sous le contrôle de la secrétaire référente du pôle
- Bilan d’intégration à un mois de la prise de poste avec la secrétaire référente du pôle
Profil
Diplôme : baccalauréat ou équivalent et formation au secrétariat médical
Savoirs
- Vocabulaire médical
- Connaissance des droits des patients
- Connaissance des règles de conception et d’archivage des dossiers médicaux
- Connaissance de l’anglais
- Connaissance des règles d’identitovigilance
Savoir-faire
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels utilisés au CHU
- Savoir communiquer et faire preuve de diplomatie
Savoir-être
- Capacité relationnelle : savoir accueillir les patients et les familles
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à prendre des initiatives